Prosedur Replacement dan Duplicate SKA Secara Semi Otomasi Yang Ditandatangani Oleh Eksportir

Tujuan : 'Prosedur ini bertujuan memberikan panduan operasional proses replacement dan duplikasi SKA mulai dari perekaman data SKA yang dilakukan oleh eksportir sampai dengan penandatanganan SKA secara semi otomasi untuk SKA yang harus ditandatangani oleh eksportir, seperti Form A, D, E, GSTP, dan Certificado De Pais De Origen.

Semi otomasi :
Adalah proses pengajuan penerbitan SKA dengan menggunakan media penyimpanan data elektronik seperti disket, flash disk atau CD.

Rincian Prosedur
1. Pengisian Data Revisi SKA
Eksportir mengisi data revisi SKA sesuai dengan data yang ada dalam PEB/PE; Bill of Lading/Airway Bill/Cargo Receipt; Invoice; Packing List; dan Cost Structure melalui sistem aplikasi Modul Eksportir.

2. Pengajuan Permohonan Penerbitan SKA Revisi
Eksportir mengajukan permohonan penerbitan SKA Revisi dengan disertai dokumen pendukung termasuk pembuktian terhadap keasalan barang tersebut dan disket/flash disk/CD kepada petugas dokumen IPSKA.

3. Penerimaan dan Registrasi
Petugas penerima dokumen IPSKA selanjutnya akan:
- Menerima permohonan penerbitan SKA beserta dokumen pendukung dan disket
- Memeriksa kelengkapan dokumen pendukung, dan apabila tidak lengkap/sesuai dikembalikan ke eksportir untuk dilengkapi
- Bila sudah lengkap/sesuai dilakukan registrasi terhadap permohonan yang memenuhi syarat.
- Upload data dari disket/flash disk/CD
- Menyerahkan permohonan penerbitan SKA yang memenuhi syarat beserta dokumen pendukung dan disket/flash disk/CD ke Sucofindo.

4. Verifikasi Data SKA Revisi
Petugas Sucofindo melakukan verifikasi pengisian data SKA berdasarkan dokumen pendukung dengan melihat database referensi. Apabila terdapat data yang perlu diverifikasi, maka dikonfirmasikan kepada eksportir melalui IPSKA.

5. Cetak dan Paraf Struk SKA Revisi
Petugas Sucofindo mencetak dan memaraf struk SKA Revisi dan dapat memberikan catatan apabila diperlukan berdasarkan hasil verifikasi.

6. Persetujuan Penerbitan SKA Revisi
Petugas IPSKA selanjutnya menerima struk SKA Revisi dari Sucofindo dan memberikan persetujuan untuk penerbitan revisi SKA apabila data telah sesuai. Memberikan catatan pada kolom 4: "REPLACEMENT" untuk perubahan pada pengisian formulir SKA yang diikuti kalimat " This Certificate is Issued to Replace the previous certificate No. .... Date.... Serial No....., atau "DUPLICATE" apabila terjadi kehilangan atau kerusakan SKA. Penomoran SKA untuk REPLACEMENT adalah no dan tanggal baru, untuk DUPLICATE adalah nomor lama dan tanggal baru.

7. Pencetakan SKA Revisi
Petugas Sucofindo melakukan pencetakan SKA Revisi berdasarkan persetujuan IPSKA dan selanjutnya menyerahkan SKA revisi kepada eksportir untuk ditandatangani melalui petugas penerimaan dokumen IPSKA.

8. Tanda Tangan SKA REvisi oleh Eksportir.
Eksportir menandatangani, mencantumkan nama jelas dan membubuhkan cap perusahaan dan selanjutnya menyerahkan SKA revisi yang telah ditandatangani kepada petugas IPSKA untuk ditandatangaani Pejabat Penandatangan SKA.

9. Tanda Tangan SKA Revisi oleh Pejabat IPSKA
Pejabat penandatangan IPSKA menandatangani SKA revisi yang datanya sudah benar untuk kemudian diserahkan ke eksportir melalui petugas penerimaan dokumen IPSKA.

10. Penyerahan SKA Revisi
Petugas IPSKA menyerahkan SKA revisi yang sudah ditandatangani kepada eksportir dengan menggunakan tanda terima.

11. Petugas IPSKA menyimpan SKA revisi beseerta dokumen pendukungnya.

Prosedur Penerbitan SKA Semi Otomasi yang Ditandatangani Oleh Eksportir

Definisi Semi Otomasi adalah proses pengajuan penerbitan SKA dengan menggunakan media penyimpanan data elektronik seperti disket, flash disk atau CD

Tujuannya adalah: sebagai panduan operasional proses penerbitan SKA mulai dari perekaman data SKA yang dilakukan oleh eksportir sampai dengan penandatangan SKA secara semi otomasi untuk SKA yang harus ditandatangani oleh eksportir, seperti Form A, D, E, GSTP, dan Certificado De Pais De Origin

Uraian Prosedur
1. Pengisian dan pengiriman data SKA
Eksportir mengisi data Surat Keterangan Asal (SKA) sesuai dengan data yang ada dalam PEB/PE; Bill of Lading/Airway Bill/Cargo Receipt; Invoice; Packing List; dn Cost Structure melalui Sistem Aplikasi Modul Eksportir lalu menyimpan data hasil pengisian kedalam disket/flash disk/CD.

2. Pengajuan permohonan Penerbitan SKA
Eksportir mengajukan permohonan penerbitan SKA dengan disertai dokumen pendukung termasuk pembuktian terhadap keasa;an barang tersebut dan disket/flash disk/CD kepa petugas penerima dokumen IPSKA.

3. Penerimaan dan Registrasi
Petugas penerimaan dokumen IPSKA menerima permohonan penerbitan SKA beserta dokumen pendukung dan disket kemudian memeriksa kelengkapan dokumenpendukung. Apabila tidak lengkap/sesuai dikembalikan ke eksportir untuk dilengkapi. Bila lengkap /sesuai dilakukan regristrasi terhadap permohonan yang memenuhi syarat dengan cara meng upload data dari disket/flash disk/CD yang selanjutnya menyerahkan permohonan Penerbitan SKA yang memenuhi syarat beserta dokumen pendukung ke petugas Sucofindo.

4. Verifikasi Data
Petugas Sucofindo melakukan verifikasi pengisian data SKA berdasarkan dokumen pendukung dengan melihat database referensi. Apabila terdapat data yang perlu diklarifikasi, maka dikonfirmasikan ke eksportir melalui IPSKA.

5.Cetak dan Paraf Struk SKA
Petugas Sucofindo mencetak struk SKA dan dapat memberikan catatan apabila diperlukan berdasarkan hasil verifikasi. Struk yang telah diparaf diserahkan ke IPSKA untuk dimintakan persetujaun.

6. Persetujuan Penerbitan SKA
Petugas IPSKA menerima struk SKA dari Sucofindo dan apabila data telah sesuai dapat memberikan persetujuan untuk penerbitan SKA.

7. Pencetakan SKA
Petugas Sucofind melakukan pencetakan SKA berdasarkan persetujuan IPSKA dan setelah dicetak menyerahkan SKA kepada eksportir melalui petugas peneriaan dokumen

8. Tanda Tangan SKA oleh eksportir.
Eksportir menendatangani, mencantumkan nama jelas dan membubuhkan cap perusahaan, dan selanjutnya menyerahkan SKA yang telah ditandatangani kepada petugas Penerimaan dokumen IPSKA untuk ditandatangani Pejabat Penendatangan SKA.

9. Tanda Tangan SKA oleh Pejabat IPSKA
Pejabat penandatangan menandatangani SKA yang datanya sudah benar untuk kemudian diserhkan kepada eksportir melalui petugas penerimaan dokumen IPSKA.

10. Penyerahan SKA
Petugas IPSKA menyerahkan SKA yang sudah ditandatangani kepada eksportir dengan menggunakan tanda terima.

11. File SKA
Petugas IPSKA menyimpan SKA beserta dokumen pendukungnya.

Sumber : Naskah pelatihan tentang Proses SKA oleh Departemen Perdagangan Republik Indonesia, Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri.